Gizlilik Sözleşmesi ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla SUB IQ YAZILIM ÇÖZÜMLERİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“Şirket”, “validrelay”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Adres: SİLAHTARAĞA MAH. ÜNİVERSİTE 1. SK. NO:13/1 İÇ KAPI NO : Z16 ÇORLU TEKİRDAĞ
MERSİS No: 0781108676200001
KEP adresi: subiqyazilim@hs06.kep.tr
E-posta: info@subiq.com.tr
Telefon: 444 85 39

2. İşlenen Kişisel Veriler

Platformumuzu kullanmanız kapsamında aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik ve iletişim verileri: ad, soyad, e-posta, telefon.
• Firma/müşteri verileri: ünvan, vergi numarası, vergi dairesi, adres.
• Hesap ve kullanım verileri: kullanıcı adı, şifre (kriptografik olarak saklanır), oturum ve işlem kayıtları.
• Pazarlama atıf verileri (kayıt kaynağı): kayıt olduğunuzda, sitemize ilk geldiğiniz bağlantıdaki kampanya etiketleri (UTM kaynak, ortam, kampanya, terim, içerik), sizi yönlendiren sitenin adresi (yalnız alan adı ve sayfa yolu; sorgu parametreleri olmadan) ve sitemizde ilk açtığınız sayfa.
• Ödeme verileri: ödeme işlemleri lisanslı ödeme kuruluşu iyzico tarafından yürütülür; kart bilgileriniz Şirket tarafından saklanmaz.
• İşlem güvenliği verileri: IP adresi, log kayıtları.
• İnternet sitesi kullanım verileri (yalnız analitik çerezlere onay verdiğinizde): çevrimiçi tanımlayıcılar (çerez kimlikleri), ziyaret edilen sayfalar, trafik kaynağı, tarayıcı ve cihaz bilgisi, IP adresinden türetilen yaklaşık konum.
• Çerez rıza kayıtları: rastgele rıza kimliği, çerez tercihleriniz, çerez politikası sürümü, tarih ve saat, kısaltılmış tarayıcı bilgisi ve IP adresinizin (IPv6’da yalnız ilk 64 bitinin) tek yönlü, anahtarlı özeti (IP adresinin kendisi saklanmaz).
• Ücretsiz araç kullanım kayıtları (ör. EUDAMED XML Doğrulayıcı): araç adı, doğrulama sonucu (geçerli/geçersiz, hata sayısı ve kategorileri), şema sürümü, süre, tarih ve saat ile IP adresinizin her gün değişen, tek yönlü, anahtarlı özeti (IP adresinin kendisi saklanmaz). Doğruladığınız dosyanın içeriği diske, veritabanına ya da loglara yazılmaz.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası,
• Üyelik ve hesap yönetimi,
• Tanıtım ve iletişim kanallarımızın etkinliğini ölçmek ve hizmetlerimizi geliştirmek (kayıt kaynağı analizi),
• Faturalandırma ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi,
• Yasal yükümlülüklerin (vergi, regülasyon, ÜTS/EUDAMED bildirimleri) yerine getirilmesi,
• Müşteri destek hizmetlerinin sağlanması,
• Bilgi güvenliğinin ve sistem bütünlüğünün korunması,
• İnternet sitemizin kullanımının analitik çerezlerle ölçülmesi ve geliştirilmesi (yalnız açık rızanızla),
• Ücretsiz araçların kötüye kullanımının önlenmesi (kullanım sınırı) ve kullanımlarının yalnız toplu olarak ölçülmesi (günlük çalıştırma ve tekil kullanıcı sayısı),
• Çerez tercihlerinizin kaydedilmesi ve verdiğiniz rızanın ispatı.

4. İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz KVKK m.5 uyarınca; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi ve korunması ile veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak; gerekli hallerde ise açık rızanıza dayanılarak işlenir.

Pazarlama atıf verileri (kayıt kaynağı), hizmetlerimizi ve tanıtım faaliyetlerimizi geliştirmeye yönelik meşru menfaatimize (KVKK m.5/2-f) dayanılarak işlenir; hesap kaydınızla birlikte saklanır ve toplu (istatistiksel) değerlendirmelerde kullanılır. Bu bilgi pazarlama sitemizde yalnız tarayıcı belleğinde geçici olarak tutulur ve kayıt bağlantısına eklenerek iletilir; bunun için cihazınıza çerez veya benzeri bir kayıt yazılmaz. Profil oluşturma, otomatik karar alma ya da üçüncü kişilerle paylaşım amacıyla kullanılmaz.

Ücretsiz araç kullanım kayıtları, araçları güvenli ve kesintisiz sunmaya ve geliştirmeye yönelik meşru menfaatimize (KVKK m.5/2-f) dayanılarak işlenir. Kayda eklenen IP özeti tarih bilgisi de katılarak üretildiğinden her gün farklıdır; farklı günlere ait kayıtlar birbiriyle ilişkilendirilmez. Özet yalnız kötüye kullanımı önlemek ve günlük tekil kullanıcı sayısını toplu (istatistiksel) olarak hesaplamak için kullanılır; kişi bazında değerlendirilmez, profil oluşturma ya da pazarlama amacıyla kullanılmaz ve bunun için cihazınıza çerez yazılmaz.

Analitik çerezler aracılığıyla yapılan işleme yalnız açık rızanıza (KVKK m.5/1) dayanır; rıza vermek zorunlu değildir ve rızanızı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Çerez rıza kayıtları, hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-ç, e) amacıyla tutulur. Özel nitelikli kişisel veri (KVKK m.6) işlemeyi amaçlamıyoruz.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yalnızca amaçla sınırlı olarak ve gerekli hallerde:

• Ödeme hizmeti sağlayıcısı (iyzico Ödeme Hizmetleri A.Ş.) ile,
• Bulut altyapı ve barındırma hizmet sağlayıcıları ile,
• Analitik hizmet sağlayıcısı Google LLC ve bağlı şirketleri ile (yalnız analitik çerezlere onay vermeniz hâlinde),
• Video sağlayıcıları (YouTube için Google LLC, Vimeo için Vimeo.com, Inc.) ile (yalnız sayfadaki gömülü bir videoyu yüklemeyi seçmeniz hâlinde),
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (TİTCK, Avrupa Komisyonu EUDAMED, vergi daireleri) ile,
• Yasal olarak yetkili merciler ile

KVKK m.8 ve m.9 çerçevesinde paylaşılabilir.

Hizmet sağlayıcılarımızın bir kısmının sunucuları Türkiye dışında bulunabilir. Bu durumda kişisel verileriniz yalnızca KVKK m.9’da öngörülen usullere uygun olarak (yeterlilik kararı, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmeler gibi uygun güvenceler ya da bunların uygulanamadığı hâllerde m.9/6 kapsamındaki arızi aktarım şartları) yurt dışına aktarılır.

6. Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri (örn. vergi mevzuatı gereği) boyunca saklanır; bu sürelerin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Çerezlerin süreleri Çerez Politikası’nda belirtilmiştir; çerez rıza kayıtları en fazla 3 yıl saklanır. Ücretsiz araç kullanım kayıtlarındaki IP özeti 30 gün sonra silinir, kaydın geri kalanı kimliksiz istatistik olarak tutulur; kullanım sınırı için tutulan sayaçlar en fazla 26 saat sonra kendiliğinden silinir.

7. Veri Güvenliği

Şirket, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek için aktarım ve saklamada şifreleme, erişim kontrolü ve düzenli güvenlik denetimleri dahil olmak üzere uygun teknik ve idari tedbirleri alır.

8. Çerezler

İnternet sitemizde, sitenin çalışması için zorunlu çerezler (uygulama oturumu ve çerez tercihinin hatırlanması) ve yalnızca açık rızanızla analitik çerezler (Google Analytics) kullanılır. Google’a ait hiçbir betik (Google Tag Manager ya da gtag.js), analitik çerezlere onay vermeden önce ve onay vermezseniz yüklenmez; pazarlama tercihi tek başına betik yüklemez, yalnız analitik onayıyla yüklenmiş etikete reklam izin sinyallerini iletir. Gömülü videolar (ör. webinar kaydı) yalnız “Videoyu yükle” düğmesine tıkladığınızda, sağlayıcının gizlilik modunda yüklenir. Hangi çerezleri hangi amaçla ve ne süreyle kullandığımız, hukuki sebepler ve yurt dışına aktarım Çerez Politikası’nda açıklanmıştır. Tercihlerinizi her sayfanın altındaki “Çerez tercihleri” bağlantısından istediğiniz zaman değiştirebilir veya rızanızı geri alabilirsiniz; zorunlu çerezlerin tarayıcıdan engellenmesi bazı işlevlerin çalışmamasına yol açabilir.

9. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

Veri sahibi olarak; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini/yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak yazılı olarak adresimize, KEP adresimize (subiqyazilim@hs06.kep.tr) ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@subiq.com.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde KVKK m.14 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

10. Değişiklikler

Bu Gizlilik Sözleşmesi gerektiğinde güncellenebilir. Güncel metin bu sayfada yayımlanır ve yürürlük tarihi yukarıda belirtilir.